Kun haluat toimittaa asiakirjan sähköisesti
- Sähköpostiosoite julkisten asioiden käsittelyyn: [email protected](Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)
- Jos viestisi sisältää arkaluonteisia tai salassa pidettäviä asioita, esimerkiksi tietoja terveydentilasta, työvoimapalveluiden tai sosiaalitoimen asiakkuudesta, lähetä viestisi suojatulla sähköisellä lomakkeella. Lomakkeella voit myös tiedustella vireillä olevan, salassa pidettävän asiasi käsittelyvaihetta. Lomakkeeseen tunnistaudutaan vahvasti. Kirjaamon suojattu asiointilomake(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
- Jos et pysty tunnistautumaan vahvasti, mutta viestisi sisältää arkaluonteisia tai salassa pidettäviä asioita, voit lähettää viestin myös suojatulla yhteydellä(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) .
Kirjaamo ei pysty vastaanottamaan pilvipalveluissa jaettuja tiedostoja, esimerkkeinä Google Drive ja OneDrive, eikä esim. Gmailin ja Outlookin salattuja viestejä.
Kirjaamo ottaa vastaan yleisimpiä teksti-, kuva- ja video- sekä äänitiedostoja.
Tekstitiedostoista sallittuja ovat PDF sekä Microsoft Word, Excel ja Powerpoint-tiedostot, joiden tiedostotunnukset ovat doc, docx, dot, xls, xlsx, xlt, xla, ppt, pptx. Suosittelemme lähettämään asiakirjat PDF-muodossa.
Kuvatiedostoista sallittuja ovat yleisimmät rasteripohjaiset tiedostotyypit: jpg, jpeg, png, gif.
Ääni- ja videotiedostoista sallittuja ovat mp1, mp2, mp3, mp4.
Nimeä tiedostot niin, että tiedostonimi kuvaa tiedoston sisältöä. Toimita mahdolliset liitteet erillisinä tiedostoina. Kirjoitathan tiedostonimeen myös asiakirjan päiväyksen. Esimerkkejä tiedostojen nimeämisestä:
- Hakemus 12.10.2024
- Liite 1, valokuvat
- Liite 2, kartta
Mikäli toimitat liiteluettelon, nimeä liitetiedostot luettelon ja siinä ilmoitetun numeroinnin mukaisesti.
Kun haluat asioida henkilökohtaisesti kirjaamossa
Kirjaamon palvelupiste on avoinna arkisin klo 9–15. Klo 8.15–9 ja 15–16 voit jättää asiakirjat kaupungintalon aulapalveluun.
Kaupungintalon aulapalvelu auttaa sinua, jos tarvitset esimerkiksi hissiä asioidessasi kirjaamon asiakaspalvelupisteellä.
Kirjaamon postiosoite on Kirjaamo, PL 10, 00099 Helsingin kaupunki.
Lisätietoja asian rekisteröimisestä
Kun lähettämäsi asiakirja kirjataan Helsingin kaupungin asiarekisteriin, sinulle lähetetään kirjausilmoitus. Kirjausilmoituksessa kerrotaan henkilötietojesi rekisteröimisestä asianhallintajärjestelmään ja rekisteröidyn oikeuksista sekä ilmoitetaan asiasi kirjaamisnumero.
Ilmoitathan asioidessasi aiemmin saamasi kirjaamisnumeron, jos asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungilla. Kirjaamisnumerot ovat muotoa HEL 202X-012345.
Suomessa viranomaisten toimintaa ohjaa julkisuusperiaate. Tämä tarkoittaa, että viranomaiselle toimitetut asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ja kuka vain voi pyytää ne nähtäväkseen. Julkisuuslaissa (Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) määritellään erikseen tiedot, jotka tekevät viranomaisen asiakirjoista salassa pidettäviä. Salassapitosäännöksiä voi sisältyä myös muuhun lainsäädäntöön. Salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi kaikki terveystiedot, työllisyyspalveluiden ja sosiaalihuollon asiakkuus, liikesalaisuudet, henkilön vuositulot ja varallisuustiedot sekä yksityiselämän piiriin kuuluvat tiedot. Tällaisia tietoja sisältäviä viranomaisen asiakirjoja koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Lue lisää kaupungin asiakirjojen julkisuudesta.
Asiakirjajulkisuuskuvaus(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) on tiedonhallintalain mukainen kuvaus Helsingin tietovarannoista ja asiarekistereistä.